檔案是一個組織信息管理的基礎(chǔ)，也是知識資源的核心部分，所以要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。

統(tǒng)計

紫光檔案管理系統(tǒng)是由北京紫光慧圖信息技術(shù)有限公司自主研發(fā)的通用檔案管理系統(tǒng)，依照國家檔案管理標準開發(fā)，結(jié)合先進的信息化管理理念，采用純BS結(jié)構(gòu)，使用流行的互聯(lián)網(wǎng)云計算的技術(shù)框架，并且通過UE優(yōu)化設(shè)計，符合用戶的使用習慣，是一套具有先進性、安全性、前瞻性的綜合檔案管理平臺。

本系統(tǒng)的實施可以實現(xiàn)單位檔案的信息化管理，還可以通過系統(tǒng)中標準化流程來規(guī)范檔案管理工作，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，紫光檔案管理系統(tǒng)都將給您的工作帶來質(zhì)的飛躍。

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檔案電子管理系統(tǒng)功能主要分為：檔案收集、檔案管理、檔案利用和系統(tǒng)管理四大部分：

用戶登錄后，首先看到檔案利用采取了流行的門戶結(jié)構(gòu)，界面上列出了檔案快捷功能入口，主要工作待辦事項，公告通知和檔案大數(shù)據(jù)，對檔案情況和工作重點一目了然。

檔案收集：主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過在線數(shù)據(jù)收集、離線數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺采集到檔案管理信息系統(tǒng)中。主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動或輔助手工實現(xiàn)檔案的采集和管理工作。

錄入

檔案管理：主要完成日常的檔案管理工作。涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到整編、鑒定、銷毀和導入導出的日常管理工作，完成檔案信息的日常管理和維護，與實體保管相關(guān)的各項工作，對檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計、鑒定和銷毀管理。

檔案利用：主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用，使各業(yè)務系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務系統(tǒng)要求展現(xiàn)。分為數(shù)據(jù)查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案編研、光盤制作等，提供給公司普通員工查閱檔案，借閱原件，申請權(quán)限等綜合利用能力，以確保檔案變成公司的知識，提升競爭力。

系統(tǒng)管理：主要完成與系統(tǒng)運行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護工作。同時將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置，使得整個歸檔流程規(guī)范化、標準化。分為檔案配置，系統(tǒng)配置和統(tǒng)計日志三部分，用戶可以針對不同行業(yè)的檔案管理需求和規(guī)范，定制配置檔案的業(yè)務規(guī)則，構(gòu)建單位和組織，管理人員和角色，進而控制檔案權(quán)限，同時也提供了報表設(shè)置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統(tǒng)計，針對檔案管理員和系統(tǒng)管理員，結(jié)合本單位的實際情況設(shè)置系統(tǒng)以保證檔案的業(yè)務流程有序地進行。